1.- ¿QUÉ ES UNA ASOCIACIÓN?
Es un grupo de personas (tres o más) que se unen de manera voluntaria y libre para lograr, sin ánimo de lucro, una finalidad de interés general o particular y a tal fin ponen en común sus conocimientos, actividades o recursos económicos.
La asociación es autónoma, tiene personalidad propia y su organización interna y funcionamiento deben ser democráticos, con pleno respeto al pluralismo.
Es común caer en el error de pensar que la ausencia de ánimo de lucro comporta la imposibilidad de que la asociación tenga beneficios. No es así, merece la pena aclarar que no tener ánimo de lucro significa que no se pueden repartir los beneficios o excedentes económicos anuales entre los socios, por tanto, sí se puede:
- Tener excedentes económicos al finalizar el año
- Tener contratados laborales en la Asociación
- Realizar Actividades Económicas que puedan generar excedentes económicos
Lógicamente, dichos excedentes deberán reinvertirse en el cumplimiento de los fines de la entidad.
También induce a error la distinción entre interés general e interés particular. Si de la actividad de la asociación sólo se benefician los miembros asociados diremos qu e ésta persigue un interés particular, si por el contrario los beneficiados por los fines de la asociación son un colectivo genérico de personas que va más allá de los miembros de la misma, diremos que persigue un interés general.
2.- COMO CONSTITUIR UNA ASOCIACIÓN
2.1- PRIMER PASO: REUNIÓN FUNDACIONAL
Una vez las personas están interesadas en constituirse en asociación, se llevará a cabo la reunión fundacional.
A la misma asistirán normalmente todas aquellas personas que tienen interés en ser miembros de la nueva asociación. Puede ocurrir que los promotores sean muchos, de forma que los intercambios de ideas, discusiones y aclaraciones se hagan difíciles. En tal caso puede celebrarse una reunión previa en la que, reunidos todos los promotores, se otorgan poderes a unas cuantos asistentes, que en nombre de todos, celebran formalmente la reunión fundacional. Este grupo reducido de promotores escogidos recibe el nombre de comisión gestora.
En la reunión fundacional se deberán adoptar como mínimo los siguientes acuerdos:
- Constituir una asociación, aprobando su denominación, el lugar donde tendría su domicilio y los fines que va a perseguir
- Aprobar los estatutos por los que se va a regir la asociación.
- Designar a las personas que se ocuparán de llevar a cabo los trámites administrativos necesarios para la constitución de la asociación (solicitud del CIF, inscripción en el registro de asociaciones, etc)
2.2.- SEGUNDO PASO: APROBAR LOS ESTATUTOS DE LA ASOCIACIÓN
Los Estatutos son las reglas fundamentales del funcionamiento de una asociación y han de cumplir con unos mínimos que marca la ley. Al margen de esos mínimos, los estatutos se pueden adaptar para adecuarse a las necesidades de cada asociación y obligan a los socios.
Los contenidos mínimos que deben contemplar los estatutos son:
- El domicilio: Debe constar en los estatutos puesto que determinará la nacionalidad o vecindad civil de la asociación. En consecuencia, fijará la legislación aplicable a esa asociación.
- Denominación: No se admitirán aquellos nombres que induzcan a error o que consistan únicamente en la expresión de un territorio (ej. Asociación de Málaga). Se entiende que inducen a error aquellas denominaciones que utilizan palabras que son propias de otras entidades distintas a las asociaciones o que se asemejan a la de otras asociaciones o entidades ya inscritas. Para evitar que se nos deniegue la inscripción por existir ya una asociación con una denominación igual o parecida, debemos dirigirnos al registro de asociaciones de nuestra comunidad y solicitar una “certificación de nombre no coincidente”
- La duración: La asociación es habitual constituirla por tiempo indefinido ya que la idea de los socios promotores suele ser que la asociación les sobreviva.
- Los fines y actividades de la asociación: Deberán ser descritos de forma precisa y se debe huir de generalidades que no den una idea precisa de los mismos. Los fines y actividades son junto al nombre lo que distingue a una asociación del resto de las que operan en nuestra área.
- El régimen de admisión y el régimen disciplinario: Se tienen que especificar los requisitos y modalidades de admisión de socios. También la forma y razones por los que se regularán la baja de los socios y el régimen sancionador y de expulsión de los asociados. Normalmente el régimen disciplinario se estipula en los estatutos, si bien su desarrollo se complementa en el Reglamento de Régimen Interno donde se detallan las faltas que producen su aplicación.
- Los derechos y obligaciones de los asociados: En los estatutos se harán constar los derechos que todos los asociados tienen como miembros de la asociación y a su vez los deberes que comporta ser miembro de la misma.
- El régimen democrático de funcionamiento: Se deben detallar los criterios que garanticen el funcionamiento democrático de la asociación.
- Los órganos de gobierno y representación: Los órganos de gobierno son la asamblea general y la junta directiva. Se debe, pues, especificar su composición, las reglas y procedimientos para la elección y sustitución de sus miembros, sus atribuciones, duración de los cargos, causas de su cese, la forma de deliberar, adoptar y ejecutar sus acuerdos y las personas o cargos con facultad para certificarlos y requisitos para que los citados órganos queden validamente constituidos, así como el número de asociados necesario para poder convocar sesiones de los órganos de gobierno o proponer asuntos en el orden del día.
- El régimen de administración, contabilidad y documentación así como la fecha de cierre del ejercicio asociativo: Que normalmente se hará coincidir con el fin del año natural, esto es, a 31 de diciembre.
- El patrimonio inicial y los recursos económicos de los que se podrá hacer uso.: En caso de que la asociación no disponga de un patrimonio inicial se hará constar y ello bastará para dar por cumplimentado este requisito. En cuanto a los recursos económicos de los que podrá hacer uso se deberá tener en cuenta que dispone de: las cuotas de los socios, las derramas, las donaciones, las subvenciones, legados o herencias , etc.
- Causas de disolución y destino del patrimonio: Se especificarán las razones que motivarán la disolución de la asociación y en caso de que se produzca a quien irá destinado el patrimonio de la asociación. De la misma forma que, como hemos dicho antes, los socios no podían lucrarse del funcionamiento de la asociación tampoco en el momento de su disolución podrán disponer del dinero o bienes que la asociación haya acumulado durante su vida. El destino de los bienes después de la liquidación de la asociación deberá ser otra asociación sin ánimo de lucro.
2.3.- TERCER PASO: APROBAR UN REGLAMENTO INTERNO
El reglamento tiene un rango inferior a los estatutos y se compone de normas prácticas para mejorar el funcionamiento de la asociación. En un primer momento corresponde a la junta directiva redactarlo y luego deberá se sometido a la asamblea general para su aprobación definitiva. A continuación no referiremos a algunos aspectos que pueden desarrollarse en el reglamento:
- Forma de Interpretar los estatutos
- Modo de constituir las comisiones de trabajo y regular su funcionamiento
- Cómo se llevan a cabo las votaciones en la asamblea general
- Forma de redactar las actas de la asamblea general
- El reglamento electoral
- Procedimiento a seguir para inscribirse como socio de la asociación
- Establecer el sistema de infracciones y sanciones
- El procedimiento disciplinario
- Etc.
PROCEDIMIENTO LEGAL PARA SU CONSTITUCIÓN
Para constituir la asociación se deben seguir unos pasos que garanticen que la misma queda legalmente constituida e inscrita en el Registro de Asociaciones correspondiente a nuestra comunidad autónoma o en el Registro Central de Asociaciones.
Inscripción en el Registro de Asociaciones
En primer lugar debemos rellenar un modelo de solicitud de inscripción de la asociación que nos facilitarán en el Registro de asociaciones. A esa solicitud adjuntaremos el original y dos copias del Acta Fundacional y en la que constarán las firmas de los socios. A su vez adjuntaremos tres originales de los estatutos de la asociación firmados por todos los socios fundadores con expresión de su nombre, apellidos, dirección y número de documento nacional de identidad.
Declaración censal. Obtención del CIF
La Agencia Tributaria dispone de un censo en el que aparecen registradas todas las entidades, personas y profesionales cuyas actividades tienen o pueden tener trascendencia fiscal. A cada una de estas entidades o personas, la Agencia Tributaria les asigna un Código de Identificación Fiscal que permitirá identificarlas de forma inequívoca.
Por tanto cuando constituimos una asociación debemos obtener un CIF; la Agencia Tributaria, a fin de facilitarlo, le exigirá a la asociación que rellene un impreso en que se detallan aspectos relativos a su composición y funcionamiento. El impreso que se rellena por primera vez al constituir la asociación recibe el nombre de Alta Censal y tiene asignado el número 036. Se puede obtener un modelo en la pagina web de la Agencia Tributaria o en cualquiera de sus oficinas.
El plazo para dar de alta a la asociación en el Censo de Obligados Tributarios es de 30 días desde su constitución y, junto al modelo 036 deberá acompañar la siguiente documentación:
- Modelo 036
- Copia y original del acta fundacional de la asociación
- Copia y original de los estatutos de la asociación sellados por el Registro de asociaciones de la Comunidad
- Fotocopia DNI de la persona que firme el impreso de declaración censal 036
Con este simple trámite, Hacienda expedirá un Código de Identificación Fiscal provisional a favor de la asociación y posteriormente extenderá el código definitivo.
Tras la obtención del CIF, y con carácter previo a la realización de operaciones económicas, es necesario el reconocimiento expreso de la exención del pago del impuesto del IVA. Veamos que es esto en el punto siguiente.
Exención del IVA
Las entidades sin ánimo de lucro están exentas de la presentación de este impuesto salvo que “ realicen habitualmente actividades empresariales o profesionales y que éstas no se realicen exclusivamente a título gratuito”, pero para que se reconozca esta categoría es imprescindible un reconocimiento expreso por parte de la Agencia Tributaria.
Para conseguir este tipo de exención es necesario aportar a la Agencia la siguiente documentación:
- Acta fundacional
- Estatutos
- Certificado de inscripción en el Registros
- Solicitud de exención firmada por el presidente de la asociación
Este tipo de exención nos permite facturar sin IVA las operaciones realizadas con motivo de las actividades propias de la asociación y en cumplimiento expreso de los fines de la misma (cursos, actividades, etc)
Mientras Hacienda no acepte la exención del IVA, la asociación deberá presentar la declaración trimestral del IVA (Modelo 300), indicando “sin actividad”. Si a finales de año todavía perdura la misma situación deberá presentar Resumen de IVA anual (Modelo 390).
Legalización de libros
Las asociaciones deben legalizar los libros en el Registro Mercantil. A tal efecto presentarán una instancia de solicitud que nos facilitarán en la sede del Registro y que podremos rellenar in situ.
Los libros de cuentas pueden:
- Legalizarse al principio de la vida de la asociación. Es el caso de las asociaciones que llevan una contabilidad manual y la transcriben al libro con las páginas selladas.
- Ser impresos desde el programa de contabilidad que la asociación utilice, por lo que habrá entonces que encuadernarlos y acudir con ellos al Registro Mercantil para legalizarlos antes del 30 de abril del ejercicio siguiente.
Apertura de una cuenta corriente en una entidad bancaria
Disponer de una cuenta corriente abierta en una entidad financiera es necesario para la gestión económica de la asociación. Mediante ella podremos domiciliar pagos y emitir los recibos para el cobro de las cuotas de los socios.
A fin de que la asociación puede abrir una cuenta corriente en una entidad deberá antes haber obtenido el CIF. Junto al CIF, la asociación debe facilitar a la entidad financiera una copia de los estatutos registrados y del acta fundacional de la asociación.
Es habitual fijar un sistema de firma mancomunada (de dos personas) para poder retirar el dinero de la cuenta. Consiste en establecer que la entidad no autorice ningún pago o salida de dinero si no es ordenado por las dos personas.
DISOLUCIÓN DE UNA ASOCIACIÓN
Cuando se constituye una asociación habitualmente se prevé que su duración será indefinida. Pero esto no siempre es así.
Para que una asociación deje de existir se deberá proceder a su disolución.
Es importante resaltar que la legislación establece la obligatoriedad de disolver las asociaciones en los siguientes casos:
- Cuando concurran las causas previstas en los estatutos
- Por la voluntad de los asociados expresada en asamblea general convocada al efecto
- Por las causas determinadas en el art. 39 del Código Civil
- Por sentencia judicial firme (por ejemplo cuando la asociación tenga fines no lícitos)
En todos los supuestos de disolución deberá darse al patrimonio el destino previsto en los estatutos.
El proceso de disolución es el siguiente:
Llegado el momento, los socios deberán celebrar una asamblea general convocada expresamente para ese fin. En dicha Asamblea se deberán alcanzar los siguientes acuerdos:
- Acordar la disolución de la asociación
- Establecer quienes actuarán como miembros de la Comisión Liquidadora de la asociación.
- Que destino se dará a los bines resultantes de la disolución una vez cubiertas todas las deudas de la asociación.
Celebrada la asamblea y alcanzados los acuerdos anteriores se abrirá la liquidación de la asociación y así:
- La Comisión Liquidadora se encargará de realizar un inventario en el que se recoja de forma detallada el activo y pasivo de la asociación. Puede ocurrir que nos activos no consistan en dinero sino en bienes (ordenadores, impresoras, cuadros, etc). En cuanto al pasivo de la asociación se compondrá de todas aquellas cantidades debidas en el momento de acordar la disolución (por ejemplo: una factura pendiente de pago, el último recibo de teléfono, etc).
- La Comisión Liquidadora deberá con los bienes del activo (que pueden venderse si es necesario) pagar los pasivos de forma que la asociación quede libre de deudas.
- Posteriormente, y si resulta que el activo es mayor que el pasivo y que por tanto hay “ beneficios”, la Comisión Liquidadora deberá darle el destino acordado en la Asamblea Extraordinaria en la que se acordó la disolución o bien el destino establecido en los estatutos.
- La Comisión Liquidadora, efectuado el trámite anterior, deberá por último presentar un escrito en que se comunique la disolución de la asociación al Registro de asociaciones en la que estuviera inscrita a fin de causar baja. Este inscrito deberá ir acompañado de un certificad del acta de la asamblea en la que se acordó la disolución.
